Excel ist und bleibt ein sehr beliebtes Planungswerkzeug. Microsoft behauptet, dass die Anzahl der Nutzer von 1996 bis 2016 von 30 Millionen Menschen auf mehr als 1,2 Milliarden Office Anwender gestiegen sei. Doch steht das Tool heute – zumindest bei komplexen Planungen – in Verruf, große Fehleranfälligkeit und eine starre Handhabung mit sich zu bringen. Dennoch fällt es vielen Unternehmen noch schwer, sich von der Software endgültig zu trennen, man könnte von einer Hassliebe sprechen. Ein Wechselspiel der Gefühle. Und genau darin liegt auch das Problem.

Denn obwohl das Bewusstsein steigt, dass eine professionelle Planung entsprechender Softwareunterstützung bedarf, ist Excel laut des Business-Software-Vergleichsportals Capterra immer noch Software Nr.1 in Deutschland.

Sie verdienen etwas Besseres

Excel ist eine ausgereifte Software, die Antworten auf viele Fragestellungen liefert. Sie ist meiner Meinung nach aber kein optimales Controlling-Tool für Unternehmen, die eine bereichsübergreifende Transparenz ihrer Kennzahlen erreichen möchten. Es gibt mittlerweile eine Vielzahl an Software-Systemen, die Excel-Tabellen nicht nur ersetzen und den Aufwand für die manuelle Pflege der Tabellen durch Automatisierung erheblich reduzieren, sondern darüber hinaus echten Mehrwert stiften können. Gerade bei komplexen Planungen und Analysen wie sie in Produktions-, Handels- oder Finanzunternehmen vorkommen, ist der manuelle Pflegeaufwand in Excel sehr hoch. Dort müssen Daten aus unterschiedlichsten Quellen zusammengeführt und ausgewertet werden. Und häufig treten trotz zeitintensiver Datenpflege Fehler auf. Doch soll das Tool abgelöst werden, sind die Zweifel meist groß: Eine andere Software kann meine individuelle Situation eventuell gar nicht abbilden. Bislang hat es doch immer geklappt! In meinem Sheet weiß ich genau, wo welche Daten hingehören! Brauche ich das Programm doch? War die Zusammenarbeit nicht vielleicht besser, als ich es immer wahrgenommen habe? Vielleicht wird sich in Zukunft alles bessern?

Doch das sind meist trügerische Ausflüchte, um der Realität nicht in die Augen sehen zu müssen. Es passt einfach nicht mehr.

Außerdem kommt es häufig vor, dass Unternehmen parallel mehrere Lösungen für die Datenauswertung im Einsatz haben, obwohl das die Komplexität der Datenanalyse nur unnötig erhöht. Und es ist ja auch allgemein bekannt: Medienbrüche sollte man vermeiden. Es existieren schon lange Softwaresysteme, die alle Datenquellen zentral zusammenführen und Kennzahlen aus verschiedenen Systemen kombinieren. Unternehmensweit lassen sich durch solche zentralen Lösungen schnell und automatisiert Reportings an die richtigen Personen verteilen sowie relevante Kennzahlen abteilungsübergreifend analysieren.

Es wird Zeit nach vorne zu schauen

Wer also noch an Excel hängt: Es gibt noch viel Potenzial zur Verbesserung. Und wenn der erste Trennungsschmerz überwunden ist, wird die Arbeit mit einer neuen Software meist schnell besser und man stellt sich die Frage, warum man den Schritt nicht schon viel früher gewagt hat. Denn beispielsweise können moderne Lösungen mit Funktionen wie Simulationen und Forecasting erweitert werden und bieten dadurch mehr, als eine reine Datenverwaltung.

Digitale Prozesse lösen die manuelle Pflege ab, machen sie schlanker und schaffen effizientere Workflows. Wenn sich die wenigen Klicks für eine komplexe Datenauswertung, die normalerweise mehrere Anrufe und Stunden gekostet hätte, erst einmal im Unternehmen etabliert haben, ist die alte Software dann auch schnell vergessen. Man gewinnt Zeit, in der man sich spannenderen Themen widmen kann: Welche Prozesse lassen sich außerdem digitalisieren oder automatisieren? Gibt es Planungsdaten, die stets von der Realität abweichen? Ist es möglich, diese Ausreißer langfristig – gegebenenfalls mit Künstlicher Intelligenz – zu optimieren?

Viele Gedanken, für die den Mitarbeitern aufgrund aufwendiger Datenpflege, manueller Zusammenführung verschiedener Daten und Beschaffung fehlender Informationen zuvor wenig Zeit bleibt.

Fazit

Excel ist ein beliebtes Controlling-Tool – das jedoch häufig an seine Grenzen stößt. Fehleranfälligkeit und manueller Aufwand lösen bei Nutzern häufig Verzweiflung aus. Moderne Data Analytics Tools versprechen eine schnellere, flexiblere Zukunft, in der alle relevanten Daten aus verschiedenen Datenquellen verknüpft, ausgewertet und unternehmensweit mit wenigen Klicks weitergegeben werden können. Schauen Sie nicht zurück, sondern nach vorn in Richtung fundierte Planung und effizientes Controlling.

Welche Erfahrungen haben Sie mit veralteter Software in den Bereichen Planung und Controlling? Haben Sie Ihre Datenanalyse bereits optimiert?