Ein Business-Intelligence-Projekt erscheint Ihnen kostenintensiv? Oder es könnte Ihrer Meinung nach günstiger sein? Dann lassen Sie es sich doch einfach von versteckten Einnahmen bezahlen!

Meine mittlerweile nicht mehr ganz überschaubare Anzahl von BI-Projekten hat eines gezeigt: Die meisten Verantwortlichen sind sich sicher, dass Rechnungen im Unternehmen sorgfältig und zeitnah, ja sogar perfekt gestellt werden, da die Mitarbeiter selbst höchst an der Liquiditätssituation Ihres Unternehmens interessiert sind – Unternehmer im Unternehmen sozusagen.
Mag sein – aber Vorsicht und Überprüfung ist besser als Nachsicht. Insbesondere dann, wenn externe Faktoren wie COVID-19 negativen Einfluss auf die Liquidität im Unternehmen haben. Der Auftragseingangsindex ist branchenübergreifend stark eingebrochen. Diese Situation führt in fast allen Branchen dazu, dass früher oder später Liquiditätsengpässe entstehen. Wieso sollte man also nicht einfach mal nachsehen, ob wir Einnahmen auch wirklich so abrechnen und erhalten, wie sie uns zustehen?

In meiner Blogserie „Schatzsuche“ informiere ich über die Erfahrungen und insbesondere die Chancen und Beispiele von Unternehmen, die ihr hart verdientes, teilweise verstecktes Geld dank Data-Analytics-Lösungen finden und dementsprechend auch tatsächlich einnehmen konnten.

Verarbeitendes Gewerbe – „Im alten Jahr ist alles abgerechnet“

Das erste Projekt, das ich beleuchten möchte, ist ein Kundenprojekt aus dem verarbeitenden Gewerbe. Die hier verwendeten Datenquellen sind ERP-System (Oracle DB) und CRM-System (Access DB).

Der Ansatzpunkt, um verfügbare und nicht unbedingt offensichtliche Liquidität aufzudecken, sind die Ausgangsrechnungen. Diese sind in ERP-Systemen häufig über Rechnungskopf-Tabellen und Rechnungspositions-Tabellen erreichbar, auswertbar sind dabei Statusfelder. Auch wenn Sie glauben, alle Rechnungen aus älteren Perioden seien abgerechnet – schauen Sie besser nach! Der Rechnungsstatus gibt meist schnell Auskunft über offene Rechnungen.

Mahnlisten oder offene Posten-Listen reichen oftmals nicht aus

Mahn- und offene Posten-Listen folgen einer statischen Logik. Wenn ich sehen will, welcher meiner gewonnenen Leads aus dem CRM-System in welcher Höhe abgerechnet wurde, muss ich die beiden Systeme bzw. deren Daten miteinander verbinden.

Da die Daten in der Historie sehr mächtig werden können, muss das eingesetzte System mit der Auswertung sehr großer Datenmengen fertig werden.

Controlling möchte Analysen selbst bauen

Zudem ist es sinnvoll, dass die Fachabteilung, im besten Falle unabhängig von der Faktura, selbst Auswertungen zur Analyse der Einzahlungen erstellt. Man möchte abgelaufene Business-Opportunities sehen, die den Rechnungsstatus „cancelled“ haben. Bis die IT-Abteilung diese Analyse umgesetzt hat, ist vermutlich bereits Kurzarbeit aufgrund der Corona-Pandemie angesagt….

BI als Fährtenleser

Sie möchten sehen, welcher der im letzten Jahr terminierten Leads dieses Jahr zu welchem Umsatz geführt hat? Welcher Umsatz ist je Auftrag in der Pipeline? Und das über verschiedene Systeme hinweg? Meine Empfehlung ist eine zentrale Data-Analytics-Plattform, mit der Sie native Daten-Konnektoren nutzen können, um eine Vielzahl von Datenquellen auszulesen. MSSQL, Oracle DB, Snowflake, Facebook, REST-Schnittstellen, SAP oder auch einfach nur CSV oder Excel sollen in Sekundenschnelle Daten abzapfen können.

Zusätzlich sollten Self-Service-Features der Lösung die Fachabteilung ermächtigen, eigene Analysen zu bauen. Starthilfe beim Zusammenbauen der Daten sollte durch Experten erfolgen, ob intern oder extern. Geht ein Join schief, sind die Daten unbrauchbar – hier unbedingt aufpassen!

Intuition ist oft … doch nur Intuition

Um zu verdeutlichen, welche Schätze sich schnell finden lassen, hier ein klassischer Ausschnitt aus einem Gespräch im ersten Workshop bei einem Kunden. Das Kundenziel war, alle aktuellen Rechnungen dieses Jahres, welche noch offen sind, übersichtlich zu sehen.

Kevin: „…und was ist mit den Rechnungen aus den alten Jahren?“
Kunde: „…gibt es nicht. Wir haben ja schon August. Die sind bereits abgerechnet.“
Kevin: „Einen Moment, ich guck mal… hier sind noch offene Rechnungen aus den letzten Jahren (ca. 30.000€).“
Kunde: „Das kann nicht sein.“
Kevin: „Doch, hier sind sie. Bitte schauen Sie einmal im ERP-System nach.“
Kunde: „Hmm. Naja, aber das sind ja nur Peanuts.“

Auch wenn es aus Sicht des Unternehmens Peanuts sein mögen, sind es Beträge, die den Wert des Workshops um ein Vielfaches übersteigen! Es lohnt sich also!

Sind Sie sicher, dass alle Rechnungen in Ihrem Unternehmen korrekt abgerechnet werden? Oder verbergen sich auch noch Schätze? Kontaktieren Sie mich gerne bei Fragen dazu.

In Teil 2 der Blogserie „Schatzsuche“ zeige ich Ihnen ein weiteres Beispiel, wo Sie mit Hilfe von Data Analytics schnell und einfach Geld im Unternehmen finden können.