Ein zentrales Datenmanagement dient als Fundament für eine datengetriebene Entscheidungsfindung in Unternehmen. Mit einem zielgerichteten Datenmanagement wird sichergestellt, dass Daten für diejenigen, die sie benötigen, zugänglich, genau und aktuell sind. Folgende Aspekte beinhalten ein effektives Datenmanagement:
- Sinnvolle Datenarchitektur und -modellierung (Data Warehouse)
- Datenintegration und -migration (Data Lake)
- Datenqualität
- Datensicherheit und -schutz
- Datenanalyse und -nutzung
- Individuelles Nutzer- und Rechtekonzept (Data Governance)
Neben einer Datenmanagementstrategie ist eine Data Compliance Strategie wichtig. Data Compliance im Datenmanagement bezieht sich auf die Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen, Richtlinien, Standards, internen Vorschriften und Best Practices in Bezug auf die Erfassung, Speicherung, Verarbeitung, Sicherung, Nutzung und Weitergabe von Daten.
Data Compliance ist wichtig – oder etwa nicht?
Compliance ist zum Modewort geworden und alle sprechen davon. Ein Unternehmen sagt schnell, dass es ‘compliant’ sei, aber nur, weil der CEO keine Geschenke von Kunden annimmt, erfüllt ein Unternehmen noch lange nicht Compliance-Anforderungen. Compliance ist das übergeordnete Konzept, das sich allgemein auf die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften bezieht. Data Compliance ist ein spezifischer Bereich der Compliance, der sich auf die Verwaltung und den Schutz von Daten bezieht. Data Compliance ist für Unternehmen essenziell, um zum einen das Vertrauen der Kunden, Stakeholder und Partner zu gewinnen und zu erhalten, und zum anderen rechtliche Risiken zu minimieren und Reputationsschäden zu vermeiden.
Datenschutz, Datensicherheit, Datenintegrität, Datenzugriffskontrollen, Aufbewahrungspflichten sowie ein adäquates Informationsmanagement sind wichtige Bereiche im Data Compliance. Dabei ist Data Compliance besonders bei Organisationen mit Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Bedeutung.
Data Compliance Standards variieren je nach Industrie, Land und Region, verfolgen aber die gleichen Ziele. Diese Ziele beinhalten die Einhaltung von Datengenauigkeit, Transparenz von Datenrechten und Schutz von sensiblen Daten. Im Laufe der Digitalisierung vermehren sich die gespeicherten Datensätze in Unternehmen rasant. Gleichzeitig wechseln Unternehmen im Rahmen der digitalen Transformation zunehmend zu einer cloudbasierten Speicherung. Für viele Unternehmen werden Daten dadurch immer wertvoller, denn sie helfen ihnen, durch Analysen Erkenntnisse aus Daten generieren und so bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen.
Das Streben nach den Kriterien einer Data Compliance Management Strategie
Folgende wichtige Aspekte der Data Compliance gibt es im Datenmanagement:
- Datenschutzgesetze: Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in der Europäischen Union. Diese Gesetze geben vor, wie personenbezogene Daten erfasst, gespeichert, verarbeitet und verwendet werden dürfen.
- Sicherheitsstandards: Angemessene Sicherheitsmaßnahmen müssen im Unternehmen vorhanden und implementiert sein, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten zu gewährleisten.
- Datenschutzrichtlinien und interne Vorschriften: Unternehmen sind für die Entwicklung interner Richtlinien verantwortlich, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden im Umgang mit Daten die Compliance-Anforderungen einhalten.
- Datenzugriffs- und Kontrollmechanismen: Ein Berechtigungskonzept mit Überwachungsmechanismen muss entwickelt werden, dass nur berechtigte Nutzer auf sensible Daten zugreifen können.
- Aufbewahrungspflichten: Der Gesetzgeber schreibt vor, wie lange bestimmte Arten von Daten aufbewahrt werden müssen.
- Berichterstattung und Audit: Unternehmen müssen Compliance-Nachweise erbringen können, um sicherzustellen, dass ihr Datenmanagement den geltenden Vorschriften entspricht.
Um diesen Compliance-Anforderungen gerecht zu werden, sollten Unternehmen mit der strategischen Ausrichtung des Data Compliance Managements beginnen. Die Data Compliance Strategie sollte auf die übergreifenden unternehmerischen Ziele und die spezifisch geltenden Compliance-Regeln abgestimmt sein
Weiterhin spielt die Unternehmenskultur eine zentrale Rolle, da diese den Wert des Datenschutzes und der Compliance anerkennt und verinnerlicht. Dies bedeutet, dass sich alle Mitarbeitenden bezüglich dieser Kriterien verpflichtet fühlen. Für jede Data Compliance Strategie ist es wichtig, dass diese klar definiert, messbar ist und realistische Ziele beinhaltet. Im Rahmen der Data Compliance Strategie spielen Tools und Technologien für den Umgang mit Daten eine wichtige zentrale Rolle. Neue Technologielösungen sollten jedoch mit Bedacht eingeführt werden. Vorher ist es wichtig, die bestehenden Strukturen des Datenmanagements im Unternehmen zu analysieren und bereits vorhandene Tools zu prüfen. Erst nach sorgfältiger Durchsicht sollten neue Lösungen implementiert werden. Compliance im Datenmanagement sollte nicht ausschließlich durch ein Datenmanagement Team überwacht werden. Zu empfehlen ist eine bereichsübergreifende Zusammenarbeit aus juristischen, technischen und operationellen Teams. Je nach Umfang der Compliance-Anforderungen können Schulungen für Mitarbeitende sinnvoll sein. Nach Etablierung der Compliance-Anforderungen sollte eine regelmäßige Überwachung der Performance im Unternehmen durchgeführt werden.
Data Compliance und Data Governance – zwei Konzepte komplettieren sich
Data Compliance und Data Governance sind für Unternehmen zwei wichtige eng miteinander verbundene, aber dennoch unterschiedliche Unternehmenskompetenzen. Während bei Data Compliance die Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen und internen Vorschriften im Vordergrund steht, ist Data Governance hingegen ein Rahmenwerk, das Prozesse, Prinzipien, Rollen und Verantwortlichkeiten vereint, um den Konsum, die Qualität, Sicherheit und Kontrolle von Daten sicherzustellen. Ziel von Data Governance ist, dass Daten effektiv genutzt werden können, um Geschäftsziele zu unterstützten, und dass Daten konsistent, vertrauenswürdig und geschützt sind.
Das Konzept der Data Compliance ist ein Teilaspekt von Data Governance. Unternehmen mit einer erfolgreichen Data Governance Strategie betrachten Daten als strategische Unternehmensressource („Data as an asset“) und Ziel ist die Nutzung und Wertsteigerung der Daten zu optimieren. Durch Data Governance wird die Struktur und die Prozesse festgelegt, die für eine effektive Verwaltung und Nutzung von Daten erforderlich sind, während Data Compliance die Einhaltung dieser Struktur und Prozesse darstellt.
Fazit
Compliance ist nicht nur ein Modewort, Compliance ist eine unverzichtbare Unternehmenskompetenz, um einen sicheren Umgang mit Daten zu gewährleisten und so langfristig wettbewerbsfähig zu sein.
Zusammenfassend sind diese Schritte für eine Data Compliance Management Strategie von Bedeutung:
- Start ist die strategische Ausrichtung des Data Compliance Managements.
- Unternehmerische Ziele sind mit den Compliance Regeln abgestimmt.
- Tools und Technologien sollten vor Einführung geprüft werden.
- Eine bereichsübergreifende Zusammenarbeit der Teams ist zu empfehlen.
- Schulungen können je nach Umfang der Compliance-Anforderungen sinnvoll sein.
- Die Performance der Umsetzung von Compliance sollte regelmäßig überwacht werden.
