BI Tools sind heutzutage aus unserem Arbeitsleben nicht mehr weg zu denken. Sie werden in den meisten Unternehmen eingesetzt und in vielfältiger Weise genutzt. Dennoch ist es wichtig, sich regelmäßig zu fragen, ob das eingesetzte Tool das richtige für mein Unternehmen und den Usecase ist. In den folgenden Abschnitten haben wir einige offensichtliche Gründe dargestellt, warum man einen Wechsel des BI Tools in Erwägung ziehen sollte.
„Wenn das Tool das nicht kann, machen wir es eben wieder in Excel“
Jedes Unternehmen hat seine eigenen, individuellen Anforderungen an ihre Software und damit auch an ihre BI-Tools. Das kann die Anbindung von Datenbanken sein, die Nutzung des Systems über mehrere Standorte hinweg oder schlicht und einfach den Zugriff vom mobilen Endgerät. Ändern sich die Anforderungen oder die Funktionsweise des aktuell genutzten Tools ist eine Umstellung des Systems die langfristig beste Lösung.
„Die App sieht zwar gut aus, aber ich verstehe nicht, wie sie funktioniert“
Ein BI-Tool hat nur dann einen Mehrwert für das Unternehmen, wenn es genutzt wird. Ist eine Applikation oder das gesamte Tool hinsichtlich seiner User Experience nicht optimal, sucht sich der Benutzer selbstständig Alternativen, nutzt das Tool somit nicht. Diesen Prozess der nicht erfüllten Erwartungen frühzeitig zu erkennen und Gegenmaßnahmen einzuleiten. Eine solche kann und muss im finalen Schritt der Wechsel des BI-Tools sein.
„Das aktuelle Tool ist zwar teurer als das andere, aber ein Wechsel kostete uns ein Vermögen“
Ein Softwarewechsel ist immer mit Kosten verbunden. Dieser Faktor spricht zuerst einmal gegen einen Wechsel des BI-Tools. Anschaffungskosten, Schulung von Mitarbeitern, der Umzug von Applikationen und der Daten sowie die anfängliche Doppelbelastung durch zwei Tools die parallel betreut werden müssen sind auf den ersten Blick echte Argumente gegen den Wechsel. Langfristig betrachtet ist ein Wechsel jedoch der monetär günstigere Weg. Potenziell reduzierte Kosten für den Betrieb des Tools sowie eine optimierte Nutzung, die den Benefit erhöht sprechen deutlich für den Wechsel des Tools.
„Es gibt zwar keine Updates mehr, aber es funktioniert ja trotzdem noch“
Wie jede andere Software werden auch BI-Tools kontinuierlich geupdatet. Wird der Support für eine Software oder auch nur eine Version eingestellt ist es höchste Zeit für den Wechsel des Tools. Denn keine Updates bedeutet auch weniger bis hin zu keiner Sicherheit des Systems mehr. Auch hinsichtlich der Performance und ist ein Wechsel weg von einem veralteten hin zu einem modernen System sinnvoll.
„Das Ticket ist immer noch in Bearbeitung“
Solange ein System funktioniert, geht es im Nutzungsalltag unter. Funktioniert es nicht mehr wie gewünscht steht es oftmals im Fokus. Dann ist der Support gefragt und steht im Rampenlicht. Gibt es Probleme bei der Behebung der Fehler, sei es durch lange Wartezeiten, nicht optimale Kommunikation oder es wird kein Support bereit gestellt kann ein Wechsel hin zu einem Tool mit besserem Support notwendig sein.
Diese sind nur ein paar Gründe dafür, dass eine Organisation sich für einen Wechsel ihres BI-Tools entscheidet oder entscheiden sollte. Damit ein Wechsel langfristig erfolgreich ist, ist es wichtig, die Anforderungen an die Software klar zu definieren, alle Punkte, die für oder gegen ein Tool sprechen zu evaluieren und auch die zukünftigen Benutzer in den Entscheidungsprozess ein zu binden So kann der Change hin zur neuen Software gelingen.
