Die Pandemie hat gezeigt, welche entscheidende Rolle die Automatisierung des Finanzwesens für unternehmerische Resilienz und Agilität spielen. Denn gerade Unternehmen, die digital gut aufgestellt sind, haben gezeigt, dass sie durch die Fähigkeit, Prozesse im laufenden Betrieb anzupassen und schnell auf veränderte Anforderungen reagieren zu können, besser aufgestellt waren.
Strategische Weitsicht hilft, kritische Entwicklungen und Risiken besser einschätzen und auf diese reagieren zu können. Gerade das finanzielle Risikomanagement hilft hier, Unternehmen gegen Krisen resilient zu machen und einen Wettbewerbsvorteil zu schaffen. Ein wichtiger Bestandteil, um diese Resilienz aufzubauen ist ein zentraler Punkt, an dem relevante Informationen gesammelt und in Echtzeit ausgewertet werden können. Schnell und transparent sollten diese Informationen zusätzlich in Form von Berichten innerhalb des Unternehmens an die richtige Stelle kommuniziert werden können.
Ein Praxisbeispiel: Schnell und einfach wichtige Finanzkennzahlen analysieren und anpassen
Ein Beispiel aus der Praxis für eine reibungslose und integrierte Planung ist die Laveba Genossenschaft. Das in St. Gallen ansässige Unternehmen ist ein Handels- und Dienstleistungsunternehmen mit rund 550 Mitarbeitenden und betreibt in der Ostschweiz Verkaufspunkte der Marken LANDI, AGROLA und Volg.
Um mehr Resilienz zu erreichen, hat sich das Unternehmen entschieden, auf moderne Softwarelösungen zu setzen. Gerade im Bereich der Finanzprozesse gab es hier noch Aufholbedarf. Mit dem Ziel, die Effizienz bei der Ausführung von Controlling-Aufgaben zu steigern, führte das Unternehmen die Cloud-Analytics-Lösung Qlik Sense ein. Alle Anwender sollten durch die neue Lösung die Möglichkeit bekommen, Daten einfach und unabhängig vom jeweiligen Quellsystem abzurufen und flexibel auszuwerten. Die Optimierung von Budgetierungsprozessen stand hier zusätzlich im Fokus. Vor der Einführung wurde die Budgetierung in Excel abgebildet – ohne jegliche Interaktion oder Automatisierung wurden hier rund 50 verschiedene Excel-Tabellen bearbeitet.
Durch die Planungslösung Write! können die verantwortlichen Mitarbeiter nun Budgetdaten unkompliziert eingeben und die geplanten Budgets einfach anpassen und nach unterschiedlichen Perspektiven und Detailgraden automatisiert auswerten. Vorher war dies nur mühsam möglich – für die intern angestrebten Budgetanforderungen wären sogar zukünftig rund 200 Excel-Tabellen nötig gewesen. Excel, Excel, Excel – das ist fehleranfällig und bedeutet hohen manuellen, zeitintensiven Aufwand. Was für die Budgetierung neben einfacher Auswertung der Daten fehlte, war die Möglichkeit, Daten direkt in der Software-Oberfläche zu bearbeiten und zurückzuschreiben. Mit Write! wurde dies möglich gemacht: Die Erweiterung ermöglicht Laveba mit einer Vielzahl an Features, Daten flexibel hinzuzufügen, zu editieren, zu kommentieren, zu ändern und zu ergänzen.
Die Kombination der Lösungen hat bei Laveba dazu geführt, dass nun die Budgetierung von 200 Kostenstellen entsprechend individueller Berechtigungen stattfinden kann. Werte wie Umsätze, Margen oder Personalkosten können so problemlos budgetiert und geplant werden und die zentrale Plattform steigert die unternehmensweite Transparenz dieser wichtigen Kennzahlen. Jederzeit ist ersichtlich was budgetiert wurde – eine zentrale Datendrehscheibe und Analyseinstrument ist entstanden.
Fazit
Resilienz ist für Unternehmen in Krisenzeiten extrem wichtig. Intelligente und automatisierte Softwarelösungen helfen hier, Budgetierung und Planung zu verbessern, um bestmöglich auf Disruptionen vorbereitet zu sein. Hierfür ist Flexibilität gefragt. Mit entsprechenden Softwarelösungen können langwierige Prozesse in der Planung und im Controlling – wie bei Laveba in etlichen Excel-Tabellen – automatisiert und optimiert werden. Das Unternehmen hat nun einen Echtzeitüberblick über die Unternehmensleistung und kann schnell auf Veränderungen in Budgets reagieren.
